01.
À qui s'adresse vraiment le Facility Management ? Est-ce utile si j'ai déjà une assistante ?
Le Facility Management s'adresse à tous les praticiens déjà installés qui veulent se libérer de tout ce qui n'est pas médical. Votre assistante gère l'accueil patient, la prise de rendez-vous et le secrétariat médical c'est son métier. Le Facility Management prend en charge tout ce qu'elle ne peut pas ou ne devrait pas gérer : la maintenance technique du cabinet (climatisation, équipements, électricité), les relations avec les fournisseurs, le suivi des contrats d'entretien, la gestion des pannes, la comptabilité courante, le tableau de bord de performance de votre activité. C'est une couche de gestion supplémentaire qui vous permet de ne plus vous occuper de rien d'autre que de vos patients.
02.
Que se passe-t-il concrètement en cas de panne d'un équipement médical ? Quel est votre délai d'intervention ?
En cas de panne signalée, nous déclenchons immédiatement la procédure : identification de l'interlocuteur technique compétent (SAV fournisseur, prestataire partenaire), coordination de l'intervention, suivi jusqu'à la résolution et compte rendu. Notre objectif est une intervention sous 24 à 48 heures ouvrées pour les pannes impactant votre activité. Pour les équipements critiques (fauteuil dentaire, système d'imagerie), nous veillons à ce que votre contrat de maintenance inclus dans le Facility Management couvre les interventions prioritaires.
03.
Qu'est-ce que le tableau de bord d'activité ? À quoi ça sert concrètement ?
Chaque mois, vous recevez un rapport synthétique de votre activité qui inclut : votre chiffre d'affaires mensuel et son évolution, le nombre de patients vus et la répartition par motif de consultation, votre taux d'occupation des créneaux, le suivi de vos charges fixes et variables, et vos indicateurs de performance clés par rapport à votre seuil de rentabilité. Ce document, préparé à partir des données de votre logiciel de gestion, vous permet de prendre des décisions éclairées, augmenter vos tarifs, embaucher, investir dans un équipement plutôt que de gérer à l'instinct.
04.
Gérez-vous également la comptabilité et les déclarations fiscales du cabinet ?
Nous gérons la comptabilité courante et le suivi des déclarations dans le cadre du Facility Management, en coordination avec votre expert-comptable si vous en avez déjà un, ou via nos partenaires comptables spécialisés en professions médicales si vous n'en avez pas. Cela inclut le suivi des encaissements, la catégorisation des dépenses, la préparation des éléments pour les déclarations fiscales périodiques et le suivi de votre situation TVA si applicable. Vous ne dépensez plus d'énergie sur des sujets qui ne sont pas votre métier.
05.
Quel est le mode de fonctionnement ? Y a-t-il un interlocuteur dédié à mon cabinet ?
Oui, chaque cabinet bénéficie d'un interlocuteur Espace Santé dédié qui connaît votre situation, vos équipements, vos fournisseurs et votre historique. Vous avez un canal de communication direct (téléphone + messagerie) pour toutes vos demandes. Le Facility Management fonctionne sur la base d'un forfait mensuel qui couvre l'ensemble des services définis dans votre contrat. Pas de surprise, pas de facturation à l'acte pour chaque appel, une charge mensuelle prévisible qui vous permet de budgéter sereinement.
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